Jak wybrać ERP do handlu elektronicznego (e-commerce)?

Coraz częściej firmy prowadzące działalność handlową – niezależnie od branży, w jakiej działają – uzupełniają sprzedaż stacjonarną możliwością zakupów przez internet. Często z języka angielskiego mówimy o niej e-commerce. Sprzedaż internetowa to jednak nie tylko sama witryna, sklep internetowy czy platforma aukcyjna. To także, a może – przede wszystkim – to, co dzieje się “na zapleczu sklepu”. Jednym ze sposobów zwiększających skuteczność procesów sprzedażowych jest wdrożenie optymalnie dobranego do naszej działalności systemu ERP.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to oprogramowanie dla przedsiębiorstw, którego głównym celem jest zebranie w jednym narzędziu informatycznym wiedzy z wszystkich procesów biznesowych zachodzących w firmie. ERP wspiera przedsiębiorcę w zarządzaniu finansami, środkami trwałymi, sprzedażą, marketingiem, magazynem, zapasami, ale także pomaga w zaplanowaniu i realizacji produkcji.

Dlaczego ERP w e-commerce ma sens?

Sprzedaż w internecie stała się dla jednych firm handlowych szansą na przetrwanie w trudnym okresie pandemii, dla innych – wręcz kluczem do sukcesu. Ten sukces możliwy jest oczywiście przede wszystkim dzięki zaangażowaniu ludzi i odpowiednim narzędziom. Sam sklep internetowy czy konto na platformie aukcyjnej to jednak za mało. Bo dopiero wdrożenie systemu ERP, nawet w małej firmie, umożliwia pełny wgląd w aktualne wskaźniki, usprawnia zarządzanie procesami biznesowymi, pozwala zoptymalizować wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.

W jaki sposób system ERP wspiera e-biznes?

1. Automatyzuje procesy zamówień, dostaw, stanów magazynowych, optymalizuje zarządzanie różnymi formami dostaw – moduł magazynowy.
2. Automatyzuje proces sprzedaży, wystawiania dokumentów, obsługę zamówień klasycznych i internetowych, stan kredytu kupieckiego, aktualizację cenników – moduł handlowy.
3. Pozwala na bieżąco śledzić stan rozliczeń finansowych z dostawcami i odbiorcami (koszty, przychody, stan rozrachunków) – moduł finansowy.
4. Upraszcza i automatyzuje utrzymywanie kontaktów z dostawcami i klientami – moduł CRM.
5. Daje możliwość mniej i bardziej szczegółowej sytuacji firmy, we wszystkich kanałach sprzedaży – moduł BI.
6. Automatyzuje procesy rozliczeń z pracownikami, zarządza grafikami pracy, nieobecnościami – moduł kadry i płace
7. W przypadku firm o profilu handlowo-produkcyjnym sprawuje kontrolę nad ciągłością produkcji wyrobów, które będę sprzedawane w module e-commerce – moduł zarządzania produkcją.

Korzystną sytuacją jest ta, gdy możesz zarządzać wszystkimi procesami handlowymi, w każdym z kanałów sprzedaży (łącznie z e-commerce, logistyką, magazynem, fakturowaniem itd.) za pomocą jednego systemu ERP. W ten sposób masz pod ręką zawsze aktualne i spójne dane, nie tracisz czasu na ręczne przepisywanie informacji z jednej aplikacji do drugiej, eliminujesz ryzyko kosztownych pomyłek, a przy tym możesz zaoferować klientom najwyższy poziom usług.

ERP wspiera automatyzację

System ERP mocno wspiera automatyzację najważniejszych procesów w firmie. To szczególnie istotne w przypadku działalności w obszarze e-commerce. W zależności od złożoności organizacji i specyfiki potrzeb w danej branży może przybierać postać prostych aplikacji czy narzędzi wspierających pojedyncze procesy lub całościowych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem, dzięki którym można kontrolować niemal wszystkie obszary działalności firmy. W przypadku sprzedaży w internecie warto skupić się na narzędziach i rozwiązaniach wspierających przede wszystkim obszary:
• handel/ sprzedaż,
• zarządzania magazynem,
• zarządzanie wysyłkami,
• zarządzanie dostawami,
• zarządzanie finansami.

Automatyzacja w przypadku działalności online ma niejedno oblicze – różnego rodzaju narzędzia i rozwiązania można wykorzystywać na wielu poziomach. Jeżeli jednak spojrzymy w szerszym ujęciu na działalność handlową w sieci, odkryjemy jak bardzo przydatne okazują się te systemy informatyczne, dzięki którym możemy w wygodny sposób zarządzać wszystkim obszarami firmy w zintegrowany, całościowy sposób.

Gdy zauważysz, że w twojej firmie:

• wszystkie, bądź wiele procesów w firmie prowadzonych jest ręcznie, w arkuszu kalkulacyjnym lub w trybie mieszanym (część cyfrowo, część analogowo),
• koszty magazynowania są zbyt wysokie w stosunku do innych kosztów,
• proces zamówień nie pozwala na analizę zmienności w czasie (np. sezonowej),
• mamy niską płynność finansową, np. w wyniku niedopilnowania wierzytelności,
• pojawiają się błędy w procesie obsługi klienta, np. zdublowane zamówienia, pomyłki przy pakowaniu, opóźnione wysyłki, skargi klientów na obsługę, które wynikają z niedostatków działających aplikacji,
• zwiększa się liczba godzin nadliczbowych lub etatów, nieproporcjonalnie do wzrostu obrotów,

to może być ważny powód do zmiany i wyboru systemu ERP.