Automatyzacja sklepu internetowego to nie tylko marketing automation

Dla wielu przedsiębiorstw czas lockdownu okazał się doskonałym momentem dla wypróbowania nowego kanału sprzedażowego jakim jest handel internetowy, a mówiąc precyzyjniej własny e-sklep lub wprowadzenie produktów do sprzedaży na platformie e-commerce. Gdy już wystartowaliśmy z tą formą sprzedaży, często okazuje się, że działania e-commerce wymagają wdrożenia różnego rodzaju narzędzi automatyzujących. Zdarza się jednak, że przedsiębiorcy zatrzymują się na etapie wdrożenia automatycznych narzędzi marketingowych, zapominając o zapleczu. Podpowiadamy, na jakich rozwiązaniach wspierających automatyzację sklepu internetowego warto się skupić, by osiągnąć sukces.

Jeżeli Twój sklep internetowy przyciąga coraz większą liczbę klientów, po pewnym czasie odkryjesz, jak wiele czasu, energii i pracy musisz poświęcać Ty i Twoi pracownicy na obsługę procesów handlowych – od chwili złożenia zamówienia, poprzez jego skompletowanie i wysłanie z magazynu do klienta. W międzyczasie dochodzi do tego komunikacja z klientem o bieżącym stanie zamówienia (lub ewentualnych opóźnieniach), zarządzanie procesem wysyłki w kooperacji z firmami kurierskimi. Na koniec księgowanie, rozliczanie wpływów z zamówienia, obsługa zwrotów, inwentaryzacja stanów magazynowych. Wszystkie te procesy wymagają uwagi pracowników i pochłaniają wiele czasu. W zależności od wielkości Twojej firmy, liczby zatrudnionych oraz ilości obsługiwanych zamówień, po przekroczeniu pewnego pułapu nie da się ich obsługiwać bez wsparcia narzędzi automatyzujących prace.

Niestety wielu przedsiębiorców w pierwszym etapie przygody z e-commerce skupia się w dużej mierze na narzędziach typu marketing automation, czyli wspierających głównie komunikację z klientami. Narzędzia te umożliwiają automatyczną korespondencję z klientami po złożeniu przez nich zamówień, wysyłanie do nich powiadomień o specjalnych ofertach i promocjach, monitorowanie zachowań konsumentów na stronie internetowej, łącznie z preferencjami zakupowymi, co umożliwia później oferowanie spersonalizowanych ofert. Posiadając wsparcie marketing automation możemy np. zaplanować wysyłkę cyklicznych mailingów lub newsletterów z promocjami. Narzędzia tego rodzaju umożliwiają personalizację (wysyłanie spersonalizowanych wiadomości do konkretnych osób) oraz dokładną segmentację grup klientów. Oczywiście korzystniej jest posiadać oprogramowanie marketing automation niż nie posiadać, ale nie wolno zapominać o rozwiązaniach wspierających pozostałe obszary działalności handlowej.

Automatyzacja procesów wewnętrznych Automatyzacja wkracza coraz bardziej do realiów przedsiębiorstw. W zależności od złożoności organizacji i specyfiki potrzeb w danej branży może przybierać postać prostych aplikacji czy narzędzi wspierających pojedyncze procesy lub systemów do zarządzania przedsiębiorstwem, dzięki którym można kontrolować niemal wszystkie obszary działalności firmy. W przypadku sprzedaży w internecie warto skupić się na narzędziach i rozwiązaniach wspierających przede wszystkim obszary:
- handlu/sprzedaży
- zarządzania magazynem
- zarządzania wysyłką
- zarządzania finansami

Handel i sprzedaż

Ten obszar to przede wszystkim wsparcie dla osób zajmujących się tworzeniem ofert, przyjmowaniem zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedaży (ewentualnymi korektami) czy budowaniem akcji promocyjnych.

Zarządzanie magazynem

W tym przypadku warto posiadać narzędzia ułatwiające śledzenie rotacji towarów w magazynie, łatwe wyszukiwanie i zarządzania dostawami, wsparcie systemu w ograniczaniu strat (np. podpowiadając, który towar został przyjęty do magazynu przed określoną datą i warto stworzyć na niego promocyjną ofertę).

Zarządzanie wysyłką

Posiadając oprogramowanie, które jest w stanie zintegrować się z systemami firm kurierskich lub platform e-commerce (takich jak Baselinker, Sote, Shoper, e-bay, Shoplo, IdoSell Shop, Opencart, Magento, Shop Gold, Presta Shop czy Woo Commerce) znacznie łatwiej i wygodniej jest zarządzać wysyłką towaru do końcowego klienta. Wystarczy wówczas zintegrować nasz program handlowy z systemem zewnętrznym by móc samemu śledzić wysyłkę towaru i umożliwić monitoring przesyłki klientowi. Jednak nie wszystkie systemy handlowe posiadają oprogramowanie otwarte na tyle, by były w stanie w prosty sposób zintegrować się z zewnętrznym oprogramowaniem. Z pewnością do takich otwartych systemów należy Symfonia Handel, która dzięki WebAPI daje możliwość szybkiego zintegrowania z dowolnym systemem kurierskim lub e-commerce.

Zarządzanie finansami

Monitorowanie stanu magazynowego, sprawna wysyłka, śledzenie drogi paczki do klienta… wydaje się, że to wszystkie elementy istotne do sprawnego przeprowadzenia transakcji w sieci. Jednak każda transakcja, także ta internetowa wymaga późniejszego prawidłowego zaksięgowania i rozliczenia. Najlepiej, gdy nasz system handlowy jest na tyle zintegrowany z oprogramowaniem księgowym, by dział księgowości lub biuro rachunkowe nie musiało ręcznie przepisywać danych sprzedażowych do ksiąg rachunkowych i obliczać należności podatkowych w arkuszu kalkulacyjnym. W takich sytuacjach najłatwiej o pomyłkę, błąd w przepisywaniu lub obliczeniach, co może skutkować finalnie dość bolesnymi sankcjami karno-skarbowymi. Najlepiej by system handlowy automatycznie przesyłał wszelkie niezbędne dane do modułu księgowego, gdzie odpowiednie sumy zapiszą się na właściwych kontach rachunkowych, program księgowy sprawdzi czy wszystkie obliczenia są prawidłowe i wygeneruje odpowiednie rozliczenia niezbędne dla urzędów skarbowych. Brzmi zbyt idealnie? Dla użytkowników systemów takich jak Symfonia posiadających zintegrowany moduł handlowy oraz finansowo-księgowy takie rozwiązanie jest standardem. Nie tylko znacznie ułatwia pracę automatyzując wiele powtarzalnych, żmudnych czynności, ale stoi także na straży prawidłowych rozliczeń z organami administracji.

Automatyzacja w przypadku działalności online ma niejedno oblicze – różnego rodzaju narzędzia i rozwiązania można wykorzystywać na wielu poziomach. Jeżeli jednak spojrzymy w szerszym ujęciu na działalność handlową w sieci, odkryjemy jak bardzo przydatne okazują się te systemy informatyczne, dzięki którym możemy w wygodny sposób zarządzać wszystkim obszarami firmy w zintegrowany, całościowy sposób.